MAKALAH DASAR-DASAR ADMINISTRASI DAN
KEBIJAKAN KESEHATAN
CONTROLING
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSUTAS TADULAKO
2020
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan yang Maha Esa karena berkat,
rahmat dan karunianya, kami dapat menyelesaikan tugas makalah controlling.
Terima kasih kami ucapkan kepada H.M. Syaiful Bahri, S.E M.M., yang telah
memberikan tugas ini sehingga kami dapat menambah pemahaman kami tentang
pengantar manajemen. Terima kasih pula kami ucapkan kepada teman-teman yang
telah membantu kami dalam menyusun makalah ini.
Adapun tujuan disusunnya makalah ini adalah untuk memenuhi tugas. Banyak
kendala yang kami alami dalam menyusun makalah ini. Namun, itu semua tidak
menyurutkan niat kami untuk menyelesaikan makalah ini.
Kami telah berupaya menyempurnakan makalah ini, namun seperti kata pepatah,
“Tak ada gading yang tak retak” maka kami sangat mengharapkan kritik dan saran
yang membangun dari teman-teman dan orang lain yang sudi meluangkan waktunya
untuk menyimak isi dari makalah ini.
Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu kami sehingga makalah ini dapat terselesaikan. Kami sangat berharap
makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................ i
DAFTAR ISI.......................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang masalah............................................................................. 1
1.2 Permasalahan............................................................................................ 1
1.3 Maksud Dan Tujuan Penyusunan Makalah............................................ 2
1.4 Metode Penyusunan Makalah................................................................. 3
BAB II PEMBAHASA
2.1 Pengertian Pengawasan............................................................................ 4
2.2 Tujuan dan Bidang-Bidang Pengawasan................................................. 6
2.2.1 Produksi............................................................................................ 7
2.2.2 Pemasaran........................................................................................ 7
2.2.3 Keuangan........................................................................................... 7
2.2.4 Personalia.......................................................................................... 7
2.2.5 Administrasi (Perkantoran)............................................................. 8
2.3 Elemen-elemen Esensial dalam Manajemen Pengawasan................... 8
2.4 Fungsi Pengawasan................................................................................... 10
2.4.1 Pengawasan Pendahuluan
(Feedforward Control’s).................... 11
2.4.2 Pengawasan Berjalan
(Concurrent Control’s)............................... 11
2.4.3 Pengawasan Umpan Balik
(Postaction Control’s)........................ 11
2.5 Prinsip-Prinsip Conroling.......................................................................... 12
2.5.1 Tiik Kontrol Strategis
(Strategic Point Control)............................ 12
2.5.2 Umpan Balik (Feedback).................................................................. 12
2.5.3 Kontrol yang Fleksibel
(Flexible Control)....................................... 12
2.5.4 Kesesuaian Organisasi
(Organizational Suitability)...................... 12
2.5.5 Kontrol Diri (Self Control)................................................................ 13
2.5.6 Kontrol Langsung (Direct
Control).................................................. 13
2.5.7 Faktor Manusia (Human
Factor).................................................... 13
2.6 Macam dan Jenis-jenis Pengawasan....................................................... 13
2.6.1 Menurut Ruang Lingkupnya............................................................ 13
2.6.2 Menurut Obyek Pengawasan.......................................................... 14
2.6.3 Menurut Pihak yang
Mengawasi.................................................... 14
2.6.4 Menurut Waktu................................................................................ 14
2.7 Pengawasan merupakan Aspek Penting dalam Manajemen............... 15
2.8 Asas-asas Pengawasan.............................................................................. 16
2.9 Sifat dan Waktu Pengawasan................................................................... 17
2.9.1 Preventif Control.............................................................................. 18
2.9.2 Represive Control............................................................................. 19
2.9.3 Pengawasan yang dilakukan
di tengah proses penyimpangan Terjadi 19
2.9.4 Pengawasan berkala........................................................................ 19
2.9.5 Pengawasan mendadak................................................................... 19
2.10 Karakteristik sistem pengawasan yang efektif..................................... 20
2.11 Cara-cara Pengawasan yang Baik........................................................... 21
2.12 Langkah-langkah dan Proses Pengawasan............................................ 22
BAB III : PENUTUP
3.1 Kesimpulan................................................................................................. 23
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 26
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengawas atau controller dapat diibaratkan dengan navigator kapal.
Navigator kapal yang sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa seorang
navigator, kapal dapat terkandas pada batu karang atau kehilangan haluan,
tetapi hak untuk memberi komando tetap berada di tangan kapten kapal. Navigator
hanya memberi petunjuk dan memberitahukan kapten, bagaimana posisi kapal yang
sedang dikemudikan itu. Jadi organisasi atau badan usaha juga bisa diibaratkan
sebagai kapal, sehingga peran pengawas (controller) sangat penting dalam maju
mundurnya suatu organisasi atau badan usaha.
Pengawasan (Controlling) sendiri memiliki arti penemuan, penerapan cara dan
alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah
ditetapkan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya manajemen
pengawasan (controlling) dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan
organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang
ditetapkan.
Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin
kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi
pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana
semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui,
tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan untuk
meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan.
1.2 Permasalahan
Kami sebagai penulis, memiliki beberapa point-point permasalahan mengenai
“Manajemen Pengawasan (Controlling)” ini, yaitu sebagai berikut :
1) Apa yang dimaksud dengan pengawasan ?
2) Apa saja tujuan dan bidang-bidang pengawasan ?
3) Bagaimana elemen-elemen esensial yang ada di dalam
tiap sistem kontrol sendiri ?
4) Ada berapa fungsi, tipe, dan proses pengawasan dalam
manajemen ?
5) Bagaimana menerapkan prinsip-prinsip kontrol yang
berguna untuk mengembangkan sistem kontrol ?
6) Ada berapa macam dan jenis-jenis pengawasan jika
ditinjau dari setiap segi?
7) Apakah pengawasan itu merupakan aspek penting dalam
manajemen ?
8) Apa saja asas-asas yang menyangkut tentang pengawasan
?
9) Bagaimana sifat dan waktu dalam pengawasan ?
10) Bagaimana karakteristik sistem pengawasan yang lebih efektif ?
11) Bagaimana cara-cara melakukan pengawasan yang baik ?
12) Bagaimana langkah-langkah dan proses pengawasan ?
1.3 Maksud dan Tujuan Penyusunan Makalah
Adapun maksud dan tujuan kami sebagai penulis dalam membuat makalah ini :
1) Agar dapat memahami tentang pengertian dari
pengawasan.
2) Agar mengetahui tujuan dan bidang-bidang pengawasan.
3) Agar mengetahui elemen-elemen esensial yang ada dalam
tiap sistem kontrol.
4) Agar mengetahui fungsi, tipe dan proses dalam
pengawasan.
5) Agar mengetahui prinsip-prinsip dalam pengawasan.
6) Agar bisa mengetahui macam dan jenis-jenis pengawasan.
7) Agar mengetahui bahwa pengawasan itu adalah aspek yang
sangat penting.
8) Agar mengetahui asas-asas yang terkait dengan
pengawasan.
9) Agar mengetahui sifat dan waktu dalam pengawasan
10) Agar mengetahui karakteristik sistem pengawasan yang efektif.
11) Agar mengetahui cara-cara melakukan pengawasan yang baik.
12) Agar mengetahui cara-cara dan langkah-langkah dan proses pengawasan.
1.4 Metode Penyusunan Makalah
Dalam pembuatan makalah ini, yang berkaitan tentang Manajemen Pengawasan
(Controlling), kami menggunakan metode dengan melihat sumber-sumber seperti
media cetak dan media elektronik, dan sumber-sumber lain yang relefan.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN PENGAWASAN (CONTROLLING)
Controling merupakan salah satu
fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller (pengawas).
Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya
penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan
rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu
dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat
melakukan koreksi atau perbaikan.
Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber
daya dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau
dengan pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode
pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya
penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan.
Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan
dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan
mencari-cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan
larangan-larangan. Dalam arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar
organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan,
penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas,
pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian
dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang
sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun pengertian pengawasan menurut beberapa pakar ekonomi, antara lain :
a. Earl P Strong: Pengawasan
adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai
dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
b. Haroold Koontz: Pengawasan adalah
pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar
rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaah dapat
terselenggara.
c. C. G. R. Terry: Pengawasan
dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu, standar
apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila
perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana
yaitu selaras dengan standar.
d. Schermerhorn,
menyatakan bahwa pengawasan adalah merupakan proses dalam menetapkan ukuran
kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil
yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang teleh ditetapkan tersebut.
e.
Stoner, Freeman dan Gilbert, menyatakan bahwa pengawasan adalah proses
untuk memastikan bahwa segala akifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang
telah direncanakan.
f.
Secara lebih lengkap, mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gilbert
mengemukakan fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam
menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain
system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan
yang telah ditetapkansebelumnya, menentukan,apakah terdapat penyimpangan dan
tingkat signifikan dari setiap penyimpangan tersebut, danmengambil tindakan
yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan
dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.
g.
Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak
hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan
tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan
sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu
ke waktu.
2.2 TUJUAN DAN
BIDANG-BIDANG PENGAWASAN
Griffin
menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan :
1) Adaptasi
Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan
perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat
internal maupun lingkungan eksternal.dengan demikianfungsi pengawasan tidak
saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana
rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan
sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga
merubah rencana perusahaan disebabkan terjadi berbagai perubahan dilingkungan
yang dihadapi perusahaan.
2) Meminimumkan
Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi,
misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin.oleh karena itu
perusahaaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan
tersebut dapat diminimumkan.
3) Meminimumkan
Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada
pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan.maka untuk
meminimumkan biaya sangat diperlukan adalah pengawasan.
4) Antisipasi
Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat
mengantispasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.kompleksitas tersebut
mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur
yang terkait denganmanajemen organisasi.
Sesuai
dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan :
1. Menemukan dan menghilangkan
kemacetan yang mungkin timbul.
2. Melakukan pencegahan dan
perbaikan kesalahan yang ada.
3. Mencegah penyimpangan
4. Mengadakan koreksi apakah
hasil sesuai rencana,
5. Memperoleh efisiensi dan
efektifitas.
6. Mendidik pegawai dan
mempertebal rasa tanggung jawab.
Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di
perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat
pengawasan dapat dilakukan pada bidang :
2.2.1 Produksi
Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli,
kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini
meliputi pula pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta
kuantitas produk.
2.2.2 Pemasaran
Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen.
Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi
perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan
mengumpulkan informasi dari pasar.
2.2.3 Keuangan
Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan
pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam
masalah keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang
digunakan.
2.2.4 Personalia
Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya
tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas
dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta
mengembangkan pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif
dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.
2.2.5 Administrasi (Perkantoran)
Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan
perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas.
2.3 ELEMEN-ELEMEN ESENSIAL DALAM MANAJEMEN PENGAWASAN
Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan
dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan.
Elemen-elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah :
1. Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian
juga rencana, kebijaksanaan, standar, norma, aturan keputusan, kriteria, atau
tolak ukur.
2. Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang
berjalan (bila mungkin secara kuantitatif).
3. Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang
berjalan dengan kriteria.
4. Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang
sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan jawaban atas pertanyaan:
kira-kira hasilnya akan bagaimana? Elemen ini menuntut perhatian akan masa yang
akan datang atas apa yang diinginkan dan apa yang diharapkan. Usaha untuk
meramalkan kejadian yang akan datang merupakan dasar untuk menafsirkan kejadian
yang aktual sedang berjalan. Ramalan yang lemah sekalipun, merupakan kerangka
kerja untuk lebih baik memahami pengalaman. Kriteria yang ditentukan sebelumnya
dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai oleh orang lain, baik
atau tidak baik.
Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari baiknya tujuan. dia
hanya menyajikan sarana yang mengarahkan aktifitas ke suatu tujuan aktual.
Kriteria yang di tentukan sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka
dari itu, pernyataan kuantitatif lebih diutamakan. Dalam manajemen produksi,
unit-unit fisik, seperti angkutan per-ton, jarak, unit-unit per jam, kerja
mesin, atau berat limbah per-unit keluaran atau out put, dapat memberikan tolok
ukur yang sederhana dan langsung untuk operasi. Dalam manajemen financial,
nilai uang atau dollar berlaku sebagai pernyataan khusus untuk norma-norma.
Seringkali para manajer financial menggunakan keberhasilan yang lalu sebagai
tolok ukur kasar untuk mengontrol operasi yang berjalan, contohnya, laporan 12
bulan yang lalu. Asumsinya adalah bahwa prestasi yang lalu tidak terlalu jelek
dan bahwa apabila dapat disamakan atau dilewati, maka perusahaan tidak akan
mundur. Para manajer pemasaran sebaliknya seringkali menggunakan data- data
industry sebagai tolok ukur yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk
membandingkan hasil-hasil penjualannya sendiri. Mereka juga mengembangkan yang
didasarkan pada potensi pasar untuk digunakan sebagai tujuan yang ditentukan
sebelumnya.
Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual. Langkah
ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena pencatatan
dan laporan-laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam bentuk
yang cocok untuk sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran prestasi aktual harus
dalam unit sama dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi
aktual yang benar menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan- perbaikan dalam
pemprosesan data yang baru ini meningkatkan kecepatan pelaporan data-data
tersebut.
Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik tersebut
seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta-peta membantu
mengartikan pengukuran-pengukuran prestasi aktual dengan menunjukan hubungan
antara pengalaman aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya
pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah
tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi juga untuk
memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang. Suatu sistem kontrol
yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga hambatan-hambatan dapat
dicegah.
Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen
keempat ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun
apabila prestasi “tidak terkontrol”.
Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil
tindakan korektif ialah :
1. Mengambil tindakan justru
ketika tidak diperlukan.
2. Salah mengambil langkah justru
ketika langkah korektif diperlukan.
Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang
membantu manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-tipe
kekeliruan di atas. Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah
tindakan korektifnya jatuh pada waktu yang tepat.
2.4 FUNGSI PENGAWASAN
Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar
pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu
pula dengan seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja
bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat
dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak
ke arah tujuannya.
Fungsi pengawasan
meliputi beberapa tindakan, antara lain :
1. Menetapkan standar prestasi.
2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar
yang telah ditetapkan.
3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan
standar.
Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi
dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan
nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar
yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam
pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan yaitu :
2.4.1 Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s)
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
2.4.2 Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s)
Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses
di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat
tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan,
untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin
ketepatan pelaksanaan kegiatan.
2.4.3 Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s)
Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai
dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan.
Ada
beberapa tahap proses pengawasan antara lain :
1. Penetapan standard kegiatan
2. Penentuan pengukuran kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
nyata
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan
dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.
5. Mengambil tindakan pengoreksian bila
dianggap perlu
2.5 PRINSIP-PRINSIP KONTROL
Beberapa ide dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan sistem
kontrol. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari :
2.5.1 Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control)
Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik kritis, titik
kunci, dan titik batas dapat diidentifisir dan perhatian khusus diarahkan pada
penyesuaian titik-titik tersebut. Usaha mengontrol semua titik cenderung akan
menambah usaha sia-sia saja dan mengurangi perhatian atas problem-problem
penting. Kontrol yang baik tidak berarti kontrol yang maksimum, karena kontrol
itu mahal.
2.5.2 Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang atas dasar
informasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip umpan balik di
bidang-bidang yang pada permulaan nampaknya tidak berhubungan.
2.5.3 Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control)
Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan kondisi. Seringkali
sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan perkembangan-perkembangan baru,
termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri.
2.5.4 Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability)
Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. Arus informasi mengenai
prestasi yang sedang berjalan harus sesuai dengan struktur organisasi. Untuk
dapatnya mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi, seorang atasan harus
menemukan suatu pola yang akan memberikan kontrol terhadap semua bagian.
2.5.5 Kontrol Diri (Self Control)
Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. Apabila suatu
department dapat mempunyai tujuan masing-masing serta system kontrolnya,
control yang mendetail dapat ditangani didalam department itu sendiri.
2.5.6 Kontrol Langsung (Direct Control)
Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara kontak langsung
antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah tersedia sejumlah sistem
kontrol yang dilaksanakan oleh spesialis-spesialis, supervisor pada tingkat
pertama masih diperlukan karena mengenal langsung prestasinya.
2.5.7 Faktor Manusia (Human Factor)
Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan cara-cara
psikologis bagaimana orang itu memandang suatu sistem. Suatu sistem kontrol
yang disusun dengan desain rapi kemungkinan akan gagal karena manusianya tidak
menguntungkan untuk sistem itu.
2.6 MACAM DAN JENIS – JENIS PENGAWASAN
Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain:
2.6.1. Menurut Ruang Lingkupnya
1. Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh
aktifitas organisasi atau perusahaan.
2. Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang
berlaku hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja.
2.6.2. Menurut Obyek Pengawasan
1. Pengawasan keuangan
2. Pengawasan kepegawaian
3. Pengawasan pemasarann
4. Pengawasan produksi
5. Pengawasan kualitas
6. Pengawasan persediaan
2.6.3 Menurut Pihak yang Mengawasi
a. Internal control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh
aparat pengawasan yang ada dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.
b. External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh
aparat pengawasan dari luar organisasi atau perusahaan.
c. Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh
pimpinan yang bersangkutan ( pengawasan langsung ).
d. Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh
atasan langsung, misalnya pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian (
pengawasan tidak langsung).
e. Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh
masyarakat ( sosial control),misalnya oleh berbagai media.
2.6.4 Menurut Waktu
a. Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan
sebelum terjadinya kesalahan atau penyimpangan.
b.Reprensif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya
penyimpangan atau kesalahan.
Selain
macam pengawasan di atas, ada beberapa jenis dari pengawasan, diantaranya :
a) Pengawasan Kemudi (Steering Control)
atau disebut pula pengawasan umpan maju (feed forward control),
pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari tujuan yang
telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan
selesai dikerjakan.
b) Pengawasan Skrening (Screening Control),
bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or no control). Tipe
pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui aspek tertentu
dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan
dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat
memberikan keamanan ekstra kepada manajer.
c) Pengawasan Purnakarya (Post Action
Control) atau disebut pengawasan umpan balik (Feed Back Control),
jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah
diselesaikan.
2.7 PENGAWASAN MERUPAKAN ASPEK PENTING DALAM MANAJEMEN
Dalam hal ini, terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di dalam
setiap organisasi :
a. Adanya perubahan di lingkungan organisasi
Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari
perubahan-perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan
mampu menghadapi tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
Misalnya timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang
muncul.
b. Organisasi menjadi semakin kompleks
Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi, maka
kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas dan
kompleks. Demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk,
maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu system pengawasan yang
lebih teliti.
c. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja
Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin
diperbuat oleh pelaku organisasi, maka digunakan fungsi pengawasan, semakin
jarang pekerja melakukan kesalahan, semakin sederhana manajemen melakukan
fungsi pengawasan.
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Mengimplementasikan
sistem pengawasan merupakan cara yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan
tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan. Namun demikian, manajer harus
dapat menjaga keseimbangan antara pengawasan dengan kebebasan pribadi dari
pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas.
2.8 ASAS – ASAS PENGAWASAN
Harold
Kontz dan Cyril O Donnel
menetapkan asas pengawasan sebagai berikut:
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of
assurance of objective). Pengawasan harus ditujukan ke arah tercapainya
tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) untuk menghindarkan
penyimpangan-penyimpangan / deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi dan pengawasan (Principle
of efficiency and control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindarkan
deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain di luar
dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (Principle
of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila
manajer bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle
of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah
pencegahan penyimpangan perencanan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang
maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (Principle of
direct control). Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan
adanya manajer yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan manajer atas
dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat demi
pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan agar petugas
memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleksi perencanaan (Principle of
replection of plans). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat
mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle
of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan
struktur organisasi. Manajer dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan
rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan
besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (Principle
of individuality of control). Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai
dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus ditujukan terhadap
kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer, ruang lingkup informasi yang
dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar (Principle of standard).
Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang berguna
sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic
point control). Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya
perhatian yang ditujukan terhadap faktor- faktor yang strategis dalam
perusahaan.
11. Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi
dalam kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor
kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika
situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas pengendalian pleksibel (Principle of flexibility of
control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan
rencana.
13. Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem
kontrol harus ditinjau berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk
mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat
dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan
rencana, organisasi, staffing dan directing.
2.9 SIFAT DAN WAKTU PENGAWASAN.
Sifat dan waktu pengawasan/ control dibedakan atas :
2.9.1 Preventif Control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya
tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan
menggunakan beberapa cara, yaitu :
a. Membuat peraturan-peraturan yang
berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib.
b. Membuat pedoman – pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi – sanksi terhadap
pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan
tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam
kegiatan.
f. Menentukan system koordinasi
pelaporan dan pemeriksaan.
2.9.2 Represive Control
Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran dapat
tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
a. Membandingkan antara
hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.
b. Mencari
penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari solusinya.
c. Memberikan penilaian
terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggungjawabnya.
d. Melaksanakan sanksi yang telah
ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
e. Menilai kembali
prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
f. Mengecek kebenaran
laporan yang dibuat para petugas pelaksana.
2.9.3 Pengawasan yang dilakukan
di tengah proses penyimpangan terjadi.
Pengawasan ini dilakukan di tengah proses penyimpangan yang terjadi untuk
menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
2.9.4 Pengawasan berkala
Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan
sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
2.9.5 Pengawasan mendadak
Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara mendadak tanpa
ada pemberitahuan terlebih
dahulu.
2.10 KARAKTERISTIK SISTEM PENGAWASAN YANG EFEKTIF
1) Akurat ; setiap data harus akurat,
jika tidak mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk
mengoreksi suatu penyimpangan.
2) Tepat waktu ; informasi segera
dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika hendak diambil tindakan yang tepat
pada waktunya untuk perbaikan.
3) Obyektif dan Komprehensif ;
informasi dalam sistem pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap obyektif
oleh individu yang menggunakannya.
4) Dipusatkan pada titik pengawasan
strategis ; sistem pengawasan sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling
banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standar.
5) Ekonomis ; biaya untuk implementasi
sistem sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem
itu.
6) Fleksibel ; sistem harus fleksibel
agar organisasi lebih mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang
menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan-kesempatan baru.
7) Dapat diterima oleh seluruh anggota
organisasi ; idealnya jika sistem tersebut dapat menghasilkan prestasi yang
tinggi diantara para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa
mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai tujuan.
8) Dapat diorganisasikan dengan arus
pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh:
Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi
keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi.
Informasi pengawasan harus sampai kepada orang yang memerlukannya.
2.11 CARA – CARA PENGAWASAN YANG BAIK
1. Pengawasan harus mendukung sifat atau
kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-masing kegiatan cara pengawasannya pun
berbeda – beda, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda.
2. Pengawasan harus segera melaporkan setiap
ada penyimpangan, jika ada penyimpangan yang terlambat diatasi maka hal itu
akan menjadi parah dan memperumit tindakan korektif yang akan dilakukan.
3. Pengawasan harus berorientasi jauh ke
depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi yang mungkin akan terjadi pada
organisasi di masa depan.
4. Pengawasan harus akurat dan obyektif. Agar
pengawasan menjadi obyektif, maka mutlak diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman
pelaksanaannya.
5. Pengawasan harus fleksibel. Dalam
melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-alternatif rencana untuk situasi
yang memungkinkan.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola
organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan, maka hal itu harus diatasi
bersama- sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan organisasi.
2.12 Langkah-langkah dan Proses Pengawasan
1) Menetapkan standard and metode
untuk mengukur prestasi. Misalkan beberapa target yang harus dicapai/ beberapa
jumlah produksi yang harus dicapai.
2) Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan
proses yang berkesinambungan dan berulang-ulang yang frekuensinya tergantung
pada jenis aktiitasnya, sebaiknya dilakukan dengan segera agar waktunya tidak
terlalu panjang.
3) Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi
standar
4) Merupakan kelanjutan dari kedua langkah
terdahulu yaitu membandingkan antara langkah pertama dan langkah kedua.
5) Mengambil tindakan korektif, apabila tidak
ada penyimpangan pada langkah pertama dan kedua maka manajemen tidak perlu
melakukan tindakan apa-apa. Tapi jika sebaliknya, maka manajemen perlu
melakukan tindakan korektif. Tindakan ini dapat berupa perubahan aktifitas
organisasi atau pada standar kerja yang telah ditetapkan semula.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang telanh dirangkum dari bagian awal sampai akhir :
1. Controling merupakan salah satu
fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas).
2. Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan
kemacetan, mencegah penyimpangan, melakukan koreksi,memperoleh efisiensi dan
efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung jawab dan dapat dilakukan pada
bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan administrasi.
3. Elemen-elemen esensial dalam sistem
kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding, dan sarana koreksi kegiatan yang
sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
4. Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk
mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut
sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan meemiliki tiga tipe pengawasan
berdasarkan proses kegiatan, yaitu ada tipe pengawasan pendahuluan, pengawasan
berjalan, dan pengawasan umpan balik.
5. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari titik
Kontrol Strategis (Strategic Point Control), Umpan Balik (Feedback),
Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control), Kesesuaian Organisasi (Organizational
Suitability), Kontrol Diri (SelfControl), Kontrol Langsung (Direct
Control), Faktor Manusia (Human Factor).
6. Menurut tinjauan dari beberapa segi, ada
beberapa macam dan jenis pengawasan, yaitu menurut ruang lingkupnya, obyek
pengawasan, pihak yang mengawasi, dan waktu.
7. Pengawasan merupakan aspek penting dalam
manajemen karena jika adanya perubahan di lingkungan organisasi, jika
organisasi semakin kompleks, jika timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja,
manajemen akan mampu menghadapi semua tantangan tersebut dan kebutuhan manajer
untuk mendelegasikan wewenangnya.
8. Harold Kontz dan Cryil O Donnell
menetapkan asas pengawasan menjadi beberapa asas, diantaranya Asas tercapainya
tujuan (Principle of assurance of objective), Asas efisiensi dan
pengawasan (Principle of efficiency and control), Asas tanggung jawab
pengawasan (Principle of control responsibility), Asas pengawasan
terhadap masa depan (Principle of future control), Asas pengawasan
langsung (Principle of direct control), Asas refleksi perencanaan (Principle
of reflection of plans), Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle
of organizational suitability), Asas pengawasan individual (Princple of
individuality of control), Asas standar (Principle of standard),Asas
pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control),
Asas kekecualian (The exception principle), Asas pengawasan fleksibel (Principle
of flexibility of control), Asas peninjauan kembali (Principle of review),
Asas tindakan (Principle of action).
9. Sifat dan waktu pengawasan (control)
dibedakan atas preventive control, represive control, pengawasan yang dilakukan
tengah proses penyimpangan terjadi, pengendalian berkala, dan pengendalian
mendadak.
10. Karakteristik pengawasan yang efektif yaitu, akurat, tepat waktu,
obyektif dan komprehensif, dipusatkan pada titik pengawasan strategis,
ekonomis, fleksibel, dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi, dapat
diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi.
11. Cara-cara pengawasan yang baik itu, diantaranya pengawasan harus
mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan, harus segera melaporkan setiap
ada penyimpangan, harus berorientasi jauh kedepan, harus akurat dan obyektif,
harus fleksibel, harus serasi dengan pola organisasi.
12. Langkah-langkah dan proses pengawasan terdiri dari, menetapkan standard
and metode untuk mengukur prestasi, mengukur prestasi kerja, menentukan
apakah prestasi kerja memenuhi standar, mengambil tindakan korektif.
DAFTAR PUSTAKA
T. Hani Handoko, 2003,
Manajemen Edisi 2. Yogyakarta, BPFE - YOGYAKARTA .
Sule, Ernie Tisnawati,
dkk. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana Penada Media Group
0 Komentar