Makalah Dasar-Dasar Administrasi dan Kebijakan Kesehatan “ORGANIZING”

Makalah Dasar-Dasar Administrasi dan Kebijakan Kesehatan

“ORGANIZING”

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji syukur kita panjatkan atas kehadirat Allah SWT. yang telah memberi kesempatan, taufik dan hidayah, serta inayahnya sehingga tugas makalah Dasar-Dasar Administrasi dan Kebijakan Kesehatan Masyarakat dengan judul “Organizing” ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya.

Shalawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW. keluarganya berserta para sahabatnya yang telah membimbing kita dari jalan yang gelap gulita menuju jalan yang terang benderang yang diridhoi oleh allah SWT.

Ucapan  terima kasih kami sampaikan kepada Bapak Muh. Riizki Ashari, S.KM., M.Kes sebagai dosen mata kuliah Dasar-Dasar Administrasi dan Kebijakan Kesehatan Masyarakat yang telah membimbing kami, dan ucapan terima kasih juga kami sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu kelancaran penyusunan makalah ini. Kami berharap agar makalah ini dapat diterima dan  bermanfaat bagi mahasiswa khususnya dan pembaca pada umumnya, sebagai salah satu sumber pengetahuan dan bahan pembelajaran.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan dan kami telah berusaha semaksimal mungkin dalam menyusun tugas makalah yang sangat sederhana ini. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik, saran dan nasehat yang baik demi perbaikan tugas makalah ini kedepannya. Semoga makalah ni dapat berguna dan bemanfaat untuk kita semua. Amin

Palu, 20 Novenber 2017

                                                                                                       Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................... ii

DAFTAR ISI....................................................................................................... iii

BAB I : PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang..................................................................................... 1

B.      Rumusan Masalah................................................................................ 2

C.      Tujuan................................................................................................... 2

BAB II : PEMBAHASAN

A.      Pengertian Organisasi.......................................................................... 4

B.      Tujuan Organisasi................................................................................. 5

C.      Pengertian Pengorganisasian............................................................... 6

D.     Pengorganisasian Sebagai Suatu Wadah............................................. 7

E.      Prinsip Pokok Organisasi...................................................................... 8

F.       Ciri-ciri organisasi................................................................................ 11

G.     Macam Organisasi............................................................................... 12

H.     Pengorganisasian Sebagai Suatu Proses.............................................. 15

I.        Organisasi Matrik................................................................................. 16

J.        Pengorganisasian Kegiatan Kemasyrakatan........................................ 17

K.      Pengembangan Organisasi.................................................................. 23

L.       Hubungan Antara Organisasi dengan Administrasi dan Manajemen. 28

M.   Penyusunan Staf................................................................................... 28

BAB III : PENUTUP

A.      Kesimpulan........................................................................................... 36

B.      Saran..................................................................................................... 37

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

Dari berbagai fungsi administrasi yang dikenal, yang terpenting diantanya adalah fungsi perencanaan (planning). Mudah dipahami karena berbagai fungsi administrasi lainnya baru berperan apabila fungsi perencanaan telah selesai dilaksanakan. Lebih dari pada itu sebenarnya pelaksanaan berbagai fungsi administrasi lainnya hanya akan berjalan sempurna apabila dapat selalu berpedoman pada perencanaan yang telah disusun sebelumnya.

Apabila perencanaan telah selesai dirancanakan, hal selanjutnya yang perlu dilakukan ialah melaksanakan fungsi pengorganisasian (organizing). Jika ditinjau dari sudut administrasi, peranan fungsi pengorganisasian telah berhasil dilaksanakan maka berarti berbagai hal yang tercantum dalam suatu rencana (plang), telah mendapatkan pengaturan, sehingga siap untuk dilaksanakan. Hal-hal yang memerlukan peraturan dalam suatu rencana banyak macamnya. Secara umum disebutkan, makin kompleks rencana yang dimiliki, makin komleks pula hal-hal yang memerlukan pengaturan tersebut.

Organisasi pada intinya adalah interaksi-interaksi orang dalam sebuah wadah untuk melakukan sebuah tujuan yang sama. Organisasi berarti berarti kerja bersama. Organisasi tidak diartikan semata-mata sebagai wadah. Pengorganisasian adalah pengelompokkan berbagai kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu rencana sedemikian rupa sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan memuaskan.

Mengingat pentingnya fungsi pengorganisasian, maka telah merupakan kewajiban bagi semua pihak yang bergerak dalam administrasi kesehatan untuk memiliki pemahaman yang lengkap tentang fungsi pengorganisasian. Perlunya pemahaman tersebut makin bertambah penting jika kebetulan bermaksud menyelenggarakan program kesehatan masyarakat. Mudah dipahami karena pekerjaan pengorganisasian pada program kesehatan masyarakat, menyangkut bidang yang amat luas. Pengorganisaisan yang harus dilakukan tidak hanya terbatas pada hal-hal yang tercantum dalam rencana saja, tetapi juga hal-hal yang terdapat dalam masyarakat secara keseluruhan.

Sekalipun yang terpenting pada terpenting pada pengorganisasian adalah proses, namun untuk dapat melakukan pekerjaan pengorganisasian dengan baik, perlu dipahami terlebih dahulu hasil dari pekerjaan pengorganisasian, yakni yang dikenal dengan nama wadah atau organisasi tersebut.

Dari uraian yang seperti ini jelaslah untuk mencapai suatu tujuan bersama dan untuk melaksanakan program kesehatan di butuhkan sebuah wadah atau organisasi yang dimana di dalamnya terdapat sistem administrasi dan manajemen yang mengatur semua proses kegiatan.

B.   Rumusan Masalah

Adapun yang menjadi rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut:

1.      Apa itu organizing (pengorganisasian)?

2.      Bagaimana pengorganisasian sebagai suatu wadah?

3.      Apa saja yang termasuk ke dalam prinsip pokok organisasi?

4.      Apa saja ciri-ciri dari suatu organisasi

5.      Apa saja macam-macam organisasi?

6.      Bagaimana pengorganisasian sebagai suatu proses?

7.      Bagaimana proses pengembangan suatu organisasi?

8.      Bagaimana hubungan antara organisasi dengan administrasi dan manajemen?

C.   Tujuan

Adapun yang menjadi tujuan dalam pembentukan makalah organization (pengorganisasian) adalah sebagai berikut:

1.    Untuk mengetahui  apa itu orgazation (pengorganisasian).

2.    Untuk mengetahui pengorganisasian sebagai suatu wadah.

3.    Untuk mengetahui  prinsip pokok yang diterapkan dalam suatu organisasi.

4.    Untuk mengetahui ciri-ciri dari suatu organisasi.

5.    Untuk mengetahui macam-macam organisasi.

6.    Untuk mengetahui pengorganisasian sebagai suatu proses.

7.    Untuk mengatahui proses pengembangan suatu organisasi.

8.    Untuk mengetahui hubungan antara organisasi dengan administrasi dan manajemen?

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Pengertian Organisasi

Istilah organisasi berasal dari kata “organon” dalam bahasa yunani berarti alat. Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), saran-prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan bersama.

Menurut para ahli, terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:

1.      Stoner: mengatakan bahwa organisasi adalah suatau pola hubungan- hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

2.      James D. Mooney: mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3.      Chesteer I. Bernard: berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

4.      Stephen P. Robbins: menyatakan bahwa organisasi adalah kesatuan (entiti) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atas sekelompok tujuan.

Pengertian organisasi tersebut pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, sehingga dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerja sama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama dengan mendayagunakan sumberdaya yang di miliki.

Organisasi pada intinya adalah interaksi-interaksi orang dalam sebuah wadah untuk melakukan sebuah tujuan yang sama. Organisasi berarti berarti kerja bersama. Organisasi tidak diartikan semata-mata sebagai wadah. Pengertian organisasi itu ada dua, yaitu pertama, organisasi sebagai wadah atau tempat, dan kedua pengertian organisasi sebagai proses yang dilakukan bersama-sama, dengan landasan yang sama, tujuan yang sama, dan juga dengan cara-cara yang sama.

B.   Tujuan Organisasi

Organisasi yang menerapkan fungsi-fungsi manajemen dengan baik, di yakini dapat terbentuk untuk mencapai tujuan organisasi. Bila tujuan organisasi terwujud, maka tujuan-tujuan lainnya juga bisa diwujudkan yaitu tujuan masyarakat dan tujuan individu. Uraian mengenai tujuan-tujuan tersebut, sebagi berikut:

1.    Tujuan organisasi bisa bermacam-macam tergantung jenis dan kegiatan dari organisasi itu sendiri seperti menghasilkan keuntungan pokok di terima masyarakat dan citra nama baik terjadi di masyarakat iklim organisasi stabil, dapat mempertahankan ekosistem, keberadaannya.

2.    Tujuan masyarakat seperti terpuaskan dengan penggunaan produk dari organisasi, mendapatkan manfaat dari kehidupan organisasi contohnya terbukanya lapangan pekerjaan pemerintah dapat pemasukan dan pajak orgaaisasi, perekonomian dapat  bergerak contohnya banyaknya pedagang yang berjualan di sekitar lingkungan organisasi (pabrik, kantor, sekolah dll). Tukang ojek dan mobil ngkutan mendapatkan potensi pasar baru. Masyarakat menerima kebaikan organisasi dengan adanya program CDR.

3.    Tujuan indiviu, dapat tercapai dengan tergantung motifasi dan atas kerja masing-masing individu. Para individu mengharapkan kejelasan status sebagai pegawai tetap, gaji yang representatif dan setimpal dengan tanggung jawab dan resiko kerja. Mendapatkan pengakuan atas tercapainya kerja.

Tujuan organisasi menurut salah satu pakar ahli yaitu Simon bahwa pada tugas guna mewujudkan sasaran organisasi tersebut berada pada masing-masing orang yang ada pada tingkat paling bawah di struktur organisasi. Demikian juga bagi seseorang yang paling bawah di struktur organisasi tersebut tidak boleh diabaikan, hal ini karena mereka merupakan anggota level bawah yang dapat menentukan tentang keberlangsungan hidup serta untuk tercapainya tujuan organisasi. Tujuan organisasi mempunyai pengaruh dalam mengembangkan organisasi baik itu untuk perekrutan anggota, serta pencapaian apa yang ingin dicapai dalam berjalannya organisasi.²

C.   Pengertian Pengorganisasian

Berikut ini adalah beberapa pengertian pengorganisasian antara lain:

1.      Pengorganisasian adalah pengelompokkan berbagai kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu rencana sedemikian rupa sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan memuaskan.

2.      Pengorganisasian adalah pengaturan sejumlah personil yang dimiliki untuk memungkinkan tercapainya suatu tujuan yang telah disepakati dengan jalan mengalokasikan masing-masing fungsi dan tanggung jawabnya.

3.      Pengorganisasian adalah pengkoordinisasian secara rasional berbagai kegiatan dari sejumlah orang tertentu untuk mencapai tujuan bersama, melalui pengaturan pembagian kerja dan fungsi menurut penjenjangannya secara bertanggung jawab.

Di dalam pengertian pengorganisasian terdapat beberapa unsur pokok yang perlu dipahami. Unsur-unsur pokok yang dimaksud jika disederhanakan dapat dibedakan atas tiga macam yaitu:

1.    Hal yang diorganisasikan

a.      Kegiatan

Pengorganisasian kegiatan yang dimaksudkan di sini ialah pengaturan berbagai kegiatan yang ada dalam rencana sedemikian rupa sehingga terbentuk saru kesatuan yang terpadu, yang secara keseluruhan diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b.      Tenaga pelaksana

Pengorganisasian tenaga pelaksana yang dimaksudkan di sini mencakup pengaturan struktur organisasi, susunan personalia serta hak dan wewenang dari setiap tenaga pelaksana, sedemikian rupa sehingga stiap kegiatan ada penanngung jawabnya.

2.    Proses pengorganisasian

Karena di dalam pengertian pengorganisasian terkandung kegiatan pengaturan maka pekerjaan pengorganisasian pada dasarnya merupakan suatu proses (process). Proses yang dimaksudkan di sini adalah yang menyakut pelaksanaan langkah-langkah yang harus dilakukan sedemikian rupa sehingga semua kegiatan yang akan dilaksankan serta tenaga pelaksana yang dibutuhkan, mendapatkan pengaturan yang sebaik-baiknya, serta setiap kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut memiliki penanggung jawab pelaksanaannya.

3.      Hasil Pengorganisasian

Hasil dari pekerjaan perorganisasian adalah terbentuklah suatu wadah (entity, yang pada dasarnya merupakan perpaduan antara kegiatan yang akan dilaksanakan serta tenaga pelaksana yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. wadah yang terbentuk ini dikenal dengan nama organisasi (organizaton). Tergantung dari rencana yang dimiliki, maka yang hal yang diorganisasikan serta hasil dari pekerjaan perngorganisasian sangat bervariasi. Tetapi tidak demikian halnya dengan proses karena program apapun yang dihadapi, proses yang ditempuh pada pengorganisasian tetap sama. Dari uraian ini menjadi jelas, jika membicarakan unsur-unsur pengorganisasian, yang terpenting adalah unsur proses pengorganisasian. Apabila proses pengorganisasian tersebut dapat dipahami dengan baik, dapatlah diharapkan terlaksananya pekerjaan pengorganisasian dengan baik.

D.   Pengorganisasian Sebagai Suatu Wadah

Sekalipun yang terpenting dalam pengorganisasain adalah proses, namun untuk dapat melakukan pekerjaan pengorganisasian dengan baik, perlu dipahami terlebih dahulu hasil dari pekerjaan pengorganisasian yakni yang di kenal dengan nama wadah atu organisasi tersebut. Beberapa diantaranya yang terpenting adalah:

1.    Organisasi adalah persekutan dua orang atau lebih yang bersepakat untuk secara bersama-sama mencapai tujuan yang dimiliki.

2.    Organisasi adalah suatu sistem yang mengatur kerjasama antara dua orng atau lebih, sedemikian rupa sehingga segala sesuatu dapat diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sebagai suatu persekutuan dan ataupun sistem tidaklah sulit dipahami bahwa di dalam organisasi terdapat berbagai bagian, komponen atau subsistem yang satu sama lain saling berhubungan dan mempengaruhi. Pengaturan yang seperti ini melahirkan konsep struktur organisasi yakni yang menunjuk pada bagian atau pola hubungan antara satu satuan organisasi dengan satu satuan organisasi lainnya.

Jika diketahui bahwa sifat yang dimiliki oleh setiap fungsi dan wewenang pada dasarnya adalah dinamis, maka sering disebutkan bahwa sifat dasar dari suatu organisasi adalah juga dinamis. Karena adanya sifat yang dinamis ini, suatu organisasi akan mendapat nilai yang baik apabila organsasi tersebut dapat selalu menyesuaiakan diri dengan perkembangan lingkungan. Dengan kata lain, konsep sistem dala organisasi, bukanlah sistem yang tertutup melainkan sistem yang terbuka (open system).

Pada organisasi setiap satuan organisasi memiliki fungsi dan wewenang masing-masing sedangkan pada organisme, fungsi dan wewenang tersebut hanya dimiliki oleh seluruh organisme secara keseluruhan.

E.    Prinsip Pokok Organisasi

Untuk dapat melakukan pekerjaan pengorganisasian dengan baik perlu dipahami berbagai prinsip pokok yang terdapat dalam organisasi. Prinsip pokok yang dimaksud banyak macamnya. Beberapa diantaranya yang terpenting ialah :

1.    Mempunyai pendukung

Pendukung (Follower, member) yang dimaksud disini adalah  setiap orang yang bersepakat untuk membentuk organisasi. Tentu mudah dipahami bahwa untuk suatu organisasi yang bersifat badan usaha, pendukung yang dimaksud disini termasuk juga semua karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

Ambil contoh untuk suatu rumah sakit misalnya, pendukung tersebut ialah dokter, paramedis serta tenaga nonmedis lainnya yang terdaftar sebagai karyawan rumah sakit. Semua karyawan ini memang telah sama-sma sepakata yakni (dengan ditanda tanganinya surat perjanjisn) untuk bersekutu dalam suatu wadah yang disebut rumah sakit. Jika ditinjau dari pendukung ini maka secara umum disebutkan, makin besar jumlah serta makin tinggi kualitas pendukung, maka makin kuatlah organisasi tersebut.

2.    Mempunyai tujuan

Setiap organisasi harus mempunyai tujuan, baik yang bersifat umum (goal) ataupun yang bersifat khusus (objectives). Pada dasarnya tujuan yang dimaksudkan disini adalah sesuatu yang mengikat para pendukung yakni orang-orang yang bersekutu dalam organisasi. Secara umum disebutkan makin sesuai tujuan organisasi dengan tujuan para pendukung, maka makin kokohlah ikatan persekutuan antar para pendukung. Agar organisasi dapat berfungsi sebagaimna yang diharapkan maka tujuan organisasi ini haruslah dipahami oleh semua pihak yang berada dalam organisasi.

3.    Mempunyai kegiatan

Agar tujuan organisasi dapat dicapai, diperlukan adanya berbagai kegiatan (activities). Suatu organisasi yang baik adalah apabila organisasi tersebut memiliki kegiatan yang jelas dan terarah. Secara umum disebutkan, makin aktif suatu organisasi melaksanakan kegiatannya, maka makin baik pulalah organisasi tersebut. sma halnya dengan tujuan, maka kegiatan ini haruslah dipahami oleh semua pihak yang berada dalam organisasi.

4.    Mempunyai pembagian tugas

Yang dimaksud dengan kegiatan organisasi pada dasarnya adalah kegiatan yang dilakukan oleh para pendukungorganisasi. Agar kegiatan tersebut dapat dilaksnakan dengan baik, perlu diatur pembagian tugas antar para pendukung (jobs description). Secara umum disebutkan, suatu organisasi dinalai sebagai suatu organisasi yang baik, apabila setiap tuga syang ada dalam organisasi tersebut dapat dibagi habis anatara para pendukung, umtuk selanjutnya setiap pendukung tersebut mengetahui serta dapat melaksanak setiap tugas dan tanggung jawab masing-masing. Prinsip pembagian tugas ini dalam organisasi dikenal dengan nama “prinsip bagi habis tugas”.

5.    Mempunyai perangkat organisasi

Agar tugas-tugas yang dipercayakan pada pendukung dapt terlaksana,  diperlukan adanya perangkat organisasi (dapartments, sub ordinates). Satuan organisasi banyak macamnya. Yang jika ditinjau menurut tugas, tanggung jawab serta wewenang yang dimiliki dapat dibedakan atas beberapa macama. Mulai dari yang bersifat pengarahdan penentu kebijakan smapai dengan yang bersifat pelaksan kegiatan. Tentu mudah dipahami setiap satuan organisasi ini harus memiliki fungsi dan wewenangnya yang jelas. Prinsip yang memiliki fungsi yang seperti ini dalam organisasi dikenal dengan nama “ prinsip fungsionalisasi”.

6.    Mempunyai pembagian dan pendelegasian wewenang

Karena peranan yang dimiliki setiap satuan organisasi tidak sama, perlu diatur pembagian dan pendelegasian wewenang (delegation of authbority) untuk setiap satuan organisasi.  Secara umum disebutkan, wewenang setiap organisasi pimpinan seyogiyannya hanya bersifat memutuskan hal-hal yang bersifat penting saja. Sedangkan wewenang pengambilan keputusan yang rutin harus didelegasikan kepada satuan organisasi yang lebih bawah. Prinsip pendelegasian wewennag yang seperti ini dikenal dengan nama “prinsip pengecualian”.

Perlu diingat bahwa wewennag yang yang ditetapkan harus sesuai dengan tanggung jawab yang dimiliki. Jika wewenang lebih besar dari tanggung jawab maka dapat muncul penyalahgunaan. Sebaliknya jika tanggung jawab lebih besar dari wewennag, menyebabkan keputusan yang diambil sering tidak mantap. Selanjutnya dalam, menetapkan wewennagn ini perlu pula dipertimbangkan keterbatasan kemampuan serta potensi yang dimiliki oleh setiap orang yang ada dalam stuan organisasi. Jika kemampuan dan potensinya tidak memadai, menyebabkan pemberian wewenang yang terlalu besar akan dapat menggagalkan kegiatan organisasi.

Bertitik tolak dari adanya keterbatasan yang seperti ini, maka suatu organisasi yang baik harus menetapkan rentang pengawasan (span of control) suatu satuan organisasi. Untuk tingkat pimpinan rentang pengawasan ini paling banyak untuk 4 satua organisasi saja, sedangkan untuk tingkat pelaksan 8-12.

7.    Mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arah

           Agar tujuan yang diterapkan dapat tercapai, kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu organisasi harus bersifat kontinu (continue), fleksibel serta sederhana. Selanjutnay untuk menjamin kegiatan yang dilaksanakn oleh setiap perangkat organisasi sesuai dengan yang telah ditetapkan yakni dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan, perlu ada prinsip kesatuan perintah  (unity of command) serta kesatuan arah (unity of direction) yang kemampuannya harus dapat membentuksatu hubungan mata rantai yang tak terputus (chain of command). Sebab, apabila tidak demikian halnya, akan menyebabkan tujuan organisasi akan sulit dicapai.

Perintah dan pengarahan ini pada dasarnya menunjuk pada wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki. Wewenang dan tanggung jawab tersebut harus jelas untuk setiap satuan organisasi yakni mulai dari tingkat pimpinan sampai dengan tingkat pelaksana, membentuk suatu gambaran paramida. Prinsip kejelasan wewenang dan tanggung jawab yang di susun secara bertingkat ini dikenal dengan nama “scalar principle”.

F.    Ciri-ciri organisasi

Berikut ini merupakan ciri-ciri dari organisasi antara lain sebagai berikut:

1.      Mendefinisikan dirinya sebagai system

2.      Mempunyai system pengindraan yang kuat untuk menerima informasi terbaru

3.      Menggunakan manajemen tim sebagai mode yang dominan

4.      Menggunakan pelayanan konsumen

5.      Manajemen digerakan oleh informasi

6.      Mempertahankan komunikasi yang relative terbuka diseluruh system

7.      Para manajer dan tim kerja dinilai dari kinerja dan kemajuan yang dihasilkan

8.      Toleransi yang tinggi dalam hal-hal yang berbeda tetapi menghargai inovasi dan kreativitas

9.      Memberi perhatian pada pekerjaan yang efisien

G.   Macam Organisasi

Jika ditinjau dari pembagian dan pelaksaan fungsi serta wewenang yang dimiliki oleh satuan organisasi, maka organisasi secara umum dapat dibedakan atas tiga macam yakni:

1.      Organisasi Lini

Disebut sebagai organisasi lini (line/commad organization) jika dalam pembagian tugas serta wewenang terdapat perbedaan yang nyata anatara satuan organisasi pimpinan dengan satuan organisasi pelaksana. Pada organisasi lini peranan pemimpin sangat dominan, segala kendali berada di tangan pemimpin, serta dalam melaksanakan kegiatan, yang diutamakan ialah wewenang dan perintah. Bentuk organisasi lini adalah yang tertua di dunia yang lazimnya efektif pada organisasi kecil, jumlah karyawan sedikit, perangkat organisasi terbatas kegiatan dan tujuan organisasi sederhana serta pimpinan organisasi sekaligus adalah pemilik organisasi.

Keuntungan dari organisasi ini adalah pengambilan keputusan cepat, kesatuan arah dan perintah lebih terjamin, serta pengawasan dan koordinasi lebih mudah. Sedangkan kerugiannya ialah karena keputusan diambil oleh satu orang maka keputusan tersebut sering kurang sempurna serta dibuuhkan pemimpin yang berwibawa dan berpengetahuan luas, yang tidak mudah ditemukan.

Lebih lanjut, karena unsur organisasi lini yang dipentingkan ialah pelaksanaan perintah, maka unsur manusiawi sering terabaikan. Pada unsur

tersebut amat penting dalam menciptakan suasana kerja yang menggairahkan. Dalam badan organisasi pelaksanaan wewenang secara lini ini sering digambarkan dalam bentuk garis penuh.

2.      Organisasi Staf

Sering disebut organisasi staf (staff organization) jika dalam organisasi dikembangkan suatu organisasi staf yang berperan sebagai pembantu pimpinan. Pada umunya orang-orang yang duduk dalam suatu organisasi staf ini ialah mereka yang ahli dan berasal dari berbagai spesialisasi sesuai dengan kebutuhan. Bentuk organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi lini. Sebagai akibat makin kompleksnya masalah-masalah organisasi, pimpinan telah tidak dapat lagi menyelesaikan semuanya. Dalam keadaan yang seperti ini pimpnan tersebut membutuhkan bantuan, yakni dari mereka yang duduk dalam suatu organisasi staf. Patut dipahami bahwa bantuan yang diberikan oleh staf tersebut, hanya bersifat nasihat saja, sedangkan keputusan dan pelaksanaan dari keputusan tersebut tetap berada ditangan pimpinan.

Keuntungan dari organisasi staf ialah keputusan dapat lebih baik, karena telah dipikirkan oleh sekolompok kalangan ahli. Sedangkan kerugiannya ialah pengambilan keputusan lebih lama dari pada organisasi lini dan karena itu dapat menghambat kelancran program. Dalam bagan organisasi pelaksanaan wewenang secara staf ini sering digambarkan dalam bentuk garis putus-putus.

3.      Organisasi Lini dan Staf

Disebut sebagai organisasi lini dan staf (line and staff organization) jika dalam organisasi disamping tetap ditemukan satuan organisasi pimpinan juga dikembangkan suatu organisasi staf. Pada bentuk organisasi ini peranan staf tidak hanya terbatas pada pemberian nasihat tetapi juga diberikan tanggung jawab melaksanakan kegiatan tertentu. Pada dasarnya bentuk organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi staf. Sebagai akibat making kompleksnya suatu organisasi maka bantuan yang diharapkan dari staf tidak hanya berupa pemikiran saja tetapi juga telah menyangkut pelaksanaanya.

Keuntungan dari organisasi lini dan staf ialah keputusan yang diambil lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang, tanggung jawab pimpinan berkurang dan karena itu dapat lebih memusatkan perhatian pada masalah yang lebih penting. Pengembangan bakat dapat dilakukan sehingga mendorong disiplin dan tanggung jawab yang kerja yang tinggi. Sedangkan kelemahannya ialah pengambilan keputusan lebih lama serta jika staf tidak mengetahui batas-batas wewenangnya dapat menimbulkan kebingungan pelaksanaan. Dalam bagan organisasi pelaksaan wewenang secara lini dan staf ini yang pada dasarnya bersifat bantuan tersebut sering digambarkan dalam bentuk titik-titik.

Berikut ini ada beberapa bentuk peringkat organisasi yang dapat dibentuk yakni :

1.    Panitia

Panitia ialah suatu perangkat organisasi yang dibentuk secara khusus untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu yang tidak dapat dilaksanakan oleh satuan organisasi yang telah ada. Sifat kepanitiaan umumnya sementara yang akan dibubarkan jika kegiatan telah dilaksanakan. Apabila kegiatan tertentu tersebut bersifat mendesak, maka panitia tersebut sering dinamakan satuan tugas.

2.    Komisi

Komisi ialah suatu perangkat organisasi yang dibentuk secara khusus yang tugas utamanya ialah menyusun saran-saran dan saran-saran tersebut tidak mungkin disusun oleh satuan organisasi yang telah ada. Sama halnya dengan panitia, komisis ini juga bersifat sementara. Komisis akan dibubarkan jika tgas telah selesai dilaksanakan.

3.    Komite

Komite ialah suatu perangkat organisasi yang dibentuk secara khusus yang tugas utamanya ialah melakukan suatu pemeriksaan dan pemeriksaan tersebut tidak dapat dilaksanakan oleh satuan organisasi yang telah ada. Sifat komite juga sementara yang akan dibubarkan jika tugas pemeriksaan telah selesai dilakukan.

4.    Tim

Tim ialah suatu perangkat organisasi yang dibentuk secara khusus yang tugas utamanya ialah melakukan penyelidikan dan tuga penyidikan ini tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada. Sifat tim juga sementara.

H.   Pengorganisasian Sebagai Suatu Proses

Proses yang dimaksud terdiri dari beragai langka yang jika disederhanakan dapat disimpulkan sebagai berikut:

1.    Memahami tujuan

Langkah pertama yang harus dilakukan pada pengerjaan pengorganisasian ialah memahami tujuan yang ingin dicapai dari didirikannya organisasi tersebut.

2.    Memahami kegiatan

Langkah kedua yang harus dilakukan ialah memahami berbagai kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan.

3.    Mengelompokkan kegiatan

Dalam melakukan pengelompokkan kegiatan ini  ada beberapa prinsip pokok yang harus ditempuh yakni:

a.    Jenis kegiatan

Jenis kegiatan yang dikelompokkan harus sama dalam arti tidak bertentangan satu denga yang lainnya.

b.   Jumlah kegiatan

Jumlah kegiatan yang dikelompokkan jangan terlalu sedikit karenatidak efisien serta kemungkinan tergabungnya kegiatan yang sebenarnya berbeda sehingga dapat menyulitkan organisasi.

4.    Mengubah sekelompok kegiatan kedalam bentuk jabatan

Untuk ini dilakukan bebrapa kegiatan sebagai berikut:

a.    Analisi tugas

Tujuannya ialah untuk memperjelas tugas setiap kelompok kegiatan.

b.   Uraian tugas

Tujuannya ialah lebih menjelaskan tugas yang telah disusun.

c.    Penilaian tugas

Tujuannya ialah mengkaji ulang setiap tugas yang telah diperinci tersebut apakah ada yang berlebihan dan atupun yang masih kurang.

5.    Melakukan pengelompokan jabatan

Jabatan yang dihasilkan dari pekerjaan klasifikasi dapat terlalu berlebihan dan beraneka ragam. Mudah dipahami bahwa keadaan yang seperti ini tidak akan menguntungkan. Untuk itu sebagai langkah selanjutnya dilakukan pengelo   mpokkan jabatan (Position Grouping).

6.    Mengubah kelompok jabatan kedalm bentuk satuan organisasi

Cara membentuk satuan organisasi banyak macamnya. Beberapa diantaranya ialah:

a.    Atas dasar kesamaan fungsi dari jabatan

b.    Atas dasar kesamaan proses atau cara kerja dari jabatan

c.    Atas dasar kesamaan hasil (Produksi) dari jabatan

d.    Atas dasar kesamaan kelompok masyarakat yang memnfaatkan

e.    Atas dasar kesamaan lokasi jabatan

f.     Kombinasi dari cara diatas

7.    Membentuk struktur organisasi

Apabila satuan organisasi telah berhasil dirumuskan, lanjutkan dengan menyusun bebagai satuan organisasi tersebut dalam bentuk bagan. Bagan seperti ini dikenal dengan nama strukur organisasi.

Pada waktu membentuk struktur organisasi, perhatikanlah hirarkinya, pembagian tugas dan wewenang masing-masing serta kemampuan pengawasan yang dimiliki (span of control).

I.      Organisasi Matrik

Organisasi matriks merupakan gabungan dari organisasi fungsional dan organisasi proyek murni untuk menghidari kekurangan-kekurangan yang ada dan  merupakan jalan tengah dari keduanya.

Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk. Contohnya perusahaan induk mempunyai dua proyek yang dikelola di bawah divisi televisi, yaitu proyek A dan B. Kedua proyek ini bisa menggunakan sumber daya dari unit fungsional yang sama dari divisi televisi. Dalam hal memilih organisasi proyek, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Jika lebih dari 75 % pekerjaan melibatkan proyek, maka organisasinya perlu mempertimbangkan organisasi proyek penuh. Jika organisasi mempunyai produk dan proyek standar, maka organisasi matriks tampak lebih sesuai. Jika organisasi memiliki sedikit proyek, organisasi yang tidak begitu formal diperlukan. Satuan tugas temporer dapat dibentuk bila diperlukan atau menggunakan outsourcing.

Dalam kehidupan sehari-hari, karena satu dan lain hal, sering ditemukan kesulitan dalam membentuk suatu organisasi baru, dan atau suatu satuan organisasi baru. Padahal organisasi dan atau satuan organisasi baru tersebut amat dibutuhkan untuk dapat melaksanakan berbagai program yang dimiliki. Untuk mengatasinya banyak jalan keluar yang dapat ditempuh, seperti mialnya membentuk panitia, komite, komisi atau tim. Sebagaimana telah dikemukan semua bentuk organisasi ini pada  dasarnya hanya bersifat sementara.

Jalan keluar lain yang dapat ditempuh ialah memanfaatkan konsep matrik. Dasar pembentukan satuan organisasi serta matrik ialah memanfaatkan berbagai kelebihan yang dimiliki oleh satuan-satuan organisasi yang telah ada.

Berbagai kelebihan tersebut setelah dikumpulkan, kemudian disusun dalam suatu satuan organisasi baru, untuk selanjutnya diserahkan tugas melaksanakan program yang telah ditetapkan. Pembentukan organisasi atau satuan organisasi secara matriks ini dikenal pula dengan nama gret organization.

J.     Pengorganisasian Kegiatan Kemasyrakatan

1)   Perinsip Pokok

Sekalipun pada dasarnya pekerjaan pengorganisasian untuk berbagai kegiatan adalah sama, yakni mengatur berbagai kegiatan dan orang-orang yang berperan sehingga membentuk satuan kesatuan yang secara bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Namun untuk pengorganisasian kegiatan kemasyrakatan, ada beberapa prinsip pokok yang membedakannya. Perbedaan yang dimaksud pada dasarnya disebabkan karena adanya kehendak untuk menimbulakan rasa memiliki terhadap kegiatan yang diorganisasikan tersebut. Dengan demikian, cara pengorganisasian sebagaimana yang lazim berlaku dalam suatu instansi, misalanya dalam surat keputusan atau perintah atasan, tidaklah sesuai untuk pengorganisasian kegiatan kemasyarakatan.  

Sesuai dengan prinsip pokok bahwa setiap program kemasyarakatan harus mengikuti prinsip dari, oleh dan untuk masyarakat, maka pelaksanaan pengorganisasian kegiatan kemasyrakat seyogiannya dilakukan oleh masyarakat sendiri. Untuk itu rumusan dahulu kegiatan-kegiatan kemasyarakatan yang akan diorganisasikan tersebut. jika ditinjau dari sudut administrasi, rumusan tentang kegiatan ini, sebenarnya tidak termasuk dalam pekerjaan pengorganisasian  (organizing). Melainkan dalam pekerjaan perencanaa (planing). Namun untuk keberhasilan pengorganisasian, tidak ada salahnya untuk dilaksanakan. Yakinlah terlebih dahulu apakah kegiatan yang akan diorganisasikan tersebut benar-benar telah sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan masyarakat. Apabila tidak sesuai, tentu mudah diperkirakan, sekalipun pengorganisasian berhasil dilakukan, tetapi tujuan dari dilaksanakannya kegiatan tersebut akan sulit dicapai.

Agar keseuaian ini dapat diwujudkan, ada beberapa teknik perencanaan yang dapat digunakan. Diindonesia populer dengan sebutan pendekatan edukatif, yang di bedakan menjadi enam langkah yakni :

·      Melakukan pendekatan internal

Sasaran pendekatan internal (internal approach) adalah perangkat organisasi yang akan melaksanakan program kemasyrakatan. Jika program tersebut dilaksanakan oleh PUSKESMAS. Maka perangkat organisasi yang dimaksudkan adalah staf PUSKESMAS. Tetapi jika dilaksanakn oleh Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) maka perangkat organisasi yang di maksudkan adalah seluruh personalia LSM. Tujuan dari pendekatan internal ialah untuk mempersiapkan perangkat yang akan melaksanakan program sedemikian rupa sehingga dapat melaksanakan program kemasyarakatan program dengan baik.

·      Melakukan pendekatan eksternal

Sasaran pendekatan eksternal adalah pemuka masyarakat, formal ataupun informal, yang ada diwilayah, tempat dilaksanakannya program kemasyarakatan. Contoh pemuka masyarakat formal ialah camat, lurah dan dokter PUSKESMAS. Sedangkan contoh pemuka masyarakat informal ialah tokoh agama, tokoh pendidikan dan tokoh adat istiadat. Tujuan dari pendekatan eksternal ialah untuk mendapatkan dukungan, moriel/materiel.

·      Melakukan penelitian masyarakat mandiri

Penelitian kemasyarakatan mandiri harus dilaksanakan oleh masyarakat sendiri. Di indonesia penelitian ini di kenal dengan nama survei mawas diri. Tujuannya ialah agar masyarakat mengenal sendiri berbagai masalah yang dihadapinya.

·      Melaksanakan musyawarah masyarakat

Perumusan perioritas masalah dan jalan keluar harus dilakukan oleh masyarakat sendiri. Lazimnya melalui suatu pertemuan kemasyrakatan yang diindonesia dikenal dengan nama musyawarah masyarakat desa.

·      Melaksanakan jalan keluar yang telah di tetapkan

Kegiatan terakhir yang dilakukan ialah melaksanakn jalan keluar yang telah di sepakati. Mengingat keberhasilan suatu program pembangunan masyarakat sering membutuhkan kegiatan dan keterlibatan yang terus menerus disamping dibutuhkan pula tersediannya dana, tenaga, dan sarana yang cukup, dianjurkan melaksanakan program pembangunan masyrakat tersebut. dimanfaatkan organisasi masyarakat yang telah ada. Pembentukan suatu organisasi baru bukan sja menjadi tidak efektif, tetapi juga akan dapat membebani masyarakat sendiri.

Jika karena satu dan lain hal, organisasi yang telah ada dipandang tidak sesuai, jalan keluarnya juga bukan membentuk organisasi yang baru. Melainkan berupaya menyempurnakan organisasi yang telah ada tersebut. tentu saja penyempurnaan ini harus dilakukan bersama pengurus dari organisasi yang dimaksud.

Dalam mengatur wewenang dan tanggung jawab orang perorang dalam masyarakat disamping harus sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki harus pula sesuai dengan kedudukan dan peranan masing-masing orang perorang tersebut di masyarakat.

   Agar program dapat terlaksana, setelah pengorganisasian kegiatan selesai dilakukan, kegiatan selanjutnya yang dilakukan adalah pengorganisasian orang per orang yang akan melaksanakan kegiatan tersebut. untuk organisasi formal seperti badan usaha misalnya, pengorganisasian orang per orang ini, terutama pada waktu menetapkan batas-batas wewenang dan tanggung jawab, pedoman yang dipakai antara lain pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki. Dengan memakai pedoman ini dapat diharapkan berlakunya prinsip the right man in the right plece.

Sayangnya untuk organisasi kemasyarakatan, prinsip yang seperti ini tidak sepenuhnya dapat diterapkan. Sekalipun tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan khusu, tetapi karena yang terpenting adalaha keterlibatan para pemuka masyrakat, harus dapat diupayakan keikutserataan pemuka masyarakat tersebut. untuk pelaksaan sehari-hari, sering dibentuk suatu tim pelaksana tim khusus, yang untuk program kesehatan, populer dengan sebutan kader kesehatan. Para kader inilah, sebaiknya yang direstui oleh pemuka masyarakat serta yang bersifat sukarela, yang kemudian akan dilatih sesuai dengan macam pengetahuan dan keterampilan yang di perlukan. Untuk selanjutnya melalui para kader ini pula diterapkan pengaturan wewenang dan tanggung jawab, sesuai dengan tingkat pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki.

2)   Proses

Telah disebutkan bahwa hal yang diorganisasikan pada pekerjaan pengorganisasian banyak macamnya, yang secara sederhana dapat dibedakan menjadi dua macam yakni pengorganisasian kegiatan dan pengorganisasian orang per orang yang akan melaksanakan kegiatan tersebut. hasil dari pekerjaan pengorganisasian ialah terbentuknya organisasi (organization) yang juga banyak macamnya, karena kesemuanya tergantung dari hal yang diorganisasikan tersebut.

Tidak demikian halnya dengan proses pengorganisasian, karena betapa pun perbedaannya hal yang diorganisasikan dan ataupun organisasi yang dihasilkan, proses yang ditempuh pada dasarnya adalah sama. Dengan demikian dalam mempelajari masalah pengorganisasian yang perlu dipahami bukan hal yang diorhanisasikan dan ataupun hasil dari pekerjaan pengorganisasian, melainkan proses pengorganisasian.

Proses pengorganisasian masyarakat yakni langkah-langkah yang harus di tempuh untuk melakukan pekerjaan pengorganisasian, pada dasarnya sama dengan pengorganisasian pada umumnya. Secara sederhana langka-langkah yang dimaksud dapat dibedakan menjadi 7 macam yakni :

·      Memahami tujuan yang ingin dicapai

Langkah pertama yang dilakukan adalah memahami tujuan dari kegiatan yang akan dilakukan. Uraikanlah tujuan tersebut sehingga jelas tolak ukurnya. Telah disebutkan seyogiyanya tujuan ini adalah tujuan yang dirumuskan oleh masyarakat sendiri.

·      Memahami kegiatan yang akan dilakukan

Langkah kedua yang dilakukan adalah memahami kegiatan yang dilakukan. Kegiatan yang dimaksud di sini adalah dalam rangka mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Uraikanlah kegiatan tersebut sehingga jelas kegiatan pokok (mollar activities) dan kegiatan bukan pokok (moluculair activities). Sama halnya dengan tujuan, seyogiannya kegiatan ini adalah ahsil rumusan masyarkat sendiri.

·      Mengelompokkan kegiatan yang akan dilakukan

Langkah ketiga yang dilakukan adalah melakukan pengelompokan kegiatan yang akan dilakukan. Pengelompokan ini perlu dilakukan, karena kegiatan-kegiatan yang tercantum dalam rencana kerja sering tidak jelas kaitannya satu dengan yang lain.

·      Menetapkan hirarki kelompok kegiatan yang akan dilakukan

Langkah keempat yang dilakukan adalah menetapkan hirarki manajerial untuk setiap kelompok kegiatan. Hirarki managerial ini lazimnya dibedakan atas tiga tingkat yakni top management, middle management dan lowwer management. Perbedaan dari masing-masing tingkat ini terletak pada keterampilan mangerial (managerial skill)yang lebih dibutuhkan,  hirarki kegiatan termasuk dalam top management, tetapi jika keterampilan teknis (tehnical skill) yang lebih dibutuhkan termasuk dalam lower management.

·      Membentuk struktur organisasi

Langkah kelima yang dilakukan adalah membentuk struktur organisasi yang sesuai dengan pengelompokan hirarki yang telah terbentuk. Dalam menyusun struktur organisasi tersebut perhatikanlah tentang pengawasan (Spam of control). Betapa pun hebatnya seorang management tidak mungkin dapat mengawasi jumlah middle management. Sebagai pedoman sering disebutkan rentang pengawasan tersebut adalah 4 untuk tingkat top managementdan antara 8 sampai dengan 12 untuk middle management.

·      Menetapkan penanggungjawab dari kelompok kegiatan

Langkah keenam yang dilakukan adalah menetapkan penanggungjawab masing-masing kelompok kegiatan sesuai dengan hirarki management serta struktur yang telah terbentuk. Pekerjaan yang dilakukan sma dengan pengorganisasian prang per orang (staffing). Pengorganisasian orang per orang ini perlu dilengkapi bukan saja dengan uraian tugas yang akan dilakukan (job discription) tetapi juga dengan wewenang (autbority) dan tanggung jawabmya (responsibility). Sama halnya dengan tujuan dan kegiatan, penetapan penanggung jawab ini sebaiknya dilakukan oleh masyrakat sendiri.

·      Melakukan penilaian berkala untuk penyempurnaan

Langkah ketujuh yang dilakukan adalah melakukan penilaian secara berkala untuk lebih menyempurnakan pengorganisasian yang telah dibentuk. Penilaian secara berkala ini harus dilakukan oleh masyrakat sendiri. Peranan penilaian berkala amat penting, karena memang salah satu ciri dan pengorganisaisan hams dapat mengikuti berbagai perkembangan yang terjadi. Tidak hanya yang berlangsung dilingkungan, tetapi juga di dalam organisasi sendiri. Pekerjaan pengorganisasian tidaklah statis, melainkan selalu dinamis.

K.   Pengembangan Organisasi

1.    Batasan

Batasan tentang pengembangan organisasi banyak macamnya. Beberapa yang terpenting adalah:

a.    Pengembangan organisasi adalah perubahan yang terencana dari suatu organisasi termasuk sistemnya secara menyeluruh yang diarahkan untuk lebih meningkatkan efektivitas organisasi secara menyeluruh (Massie).

b.    Pengembangan organisasi adalah suatu pendekatan yang sistematis, terpadu dan terencana untuk lebih meningkatkan efektivitas suatu organisasi (Koontz et.al).

c.    Pengembangan organisasi adalah  suatu upaya yang didukung oleh pimpinan ntuk mengingatkan efektivitas sistem (organisasi) secara keseluruhan melalui serangkaian tindakan yang telah direncanakan (Scanlan et.al).

Dalam membahas pengembangan organisasi ada tiga hal yang perlu dibedakan yakni perangkat yang menyelenggarakan pengembangan organisasi, hasil pengembangan organisasi serta proses pengembangan organisasi. Perangkat yang menyelenggarakan pengembangan organisasi berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Pada beberapa organisasi dilakukan oleh suatu tim khusus yang dibentuk untuk itu. Pada beberapa organisasi lainnya dipegang langsung oleh manajer atau pimpinan organisasi.

Hasil pengembangan organisasi yakni terbentuknya suatu organisasi baru yang lebih efektif, juga berbea antara satu organisasi baru yang lebih efektif, juga berbeda antara satu organisasi lainnya. Karena kesemuanya tergantung dari jenis organisai masing-masing. Tidk demikian halnya dengan proses pengembangan organisasi, yakni langkah-langkah yang harus ditempuh untuk dapat melakukan organisasi.

2.    Tujuan

Jika diperhatikan batasan pengembangan organisasi, segera mudah dipahami tujuan utama pengembangan organisasi adalah untuk lebih meningkatkan efektivitas organisai. Peningkatan efektivitas yang dimaksudkan lazimnya ditujukan pada penyempurnaan struktur organisasi misalnya menambah, mengurangi dan atau menggabungkan beberapa sub-ordinat. Diharapkan dengan penambahan, pengurangan dan atau penggabungan tersebut, organisasi yang semula kurang efektif dapat menjadi lebih efektif. Sedangkan penyempurnaan proses misalnya pada mekanisme pengambilan keputusan, mekanisme informasi dan ataupun pada mekanisme kerjasama. Kesemua mekanisme tersebut yang dianggap kurang efektif kemudian lebih disempurnakan, sehingga bersifat lebih efektif.

3.    Faktor yang mempengaruhi

Secara umum berbagai faktor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

a.    Faktor internal

Yang dimaksud faktor internal adalah faktor-faktor yang terdapat di dalam organisasi. Faktor yang dimaksud banyak macamnya misalnya penambahan atau pengurangan karyawan, penambahan atau pengurangan kegiatan, penambahan dan pengurangan tujuan. Ke dalam faktor internal ini termasuk pula ketidakpuasan karyawan dan atau ketidakpuasan pemimpin.

b.   Faktor eksternal

Yang dimaksud faktor eksternal adalah faktor-faktor yang terdapat di luar organisasi. Sama halnya dengan faktor internal, faktor eksternal ini banyak macamnya. Misalnya karena adanya perubahan kebijakan pemerintah, perubahan teknologi, atau perubahan masyarakat lingkungan.

4.    Prinsip pokok

Pengembangan organisasi pada dasarnya adalah perubahan organisasi (organizational change). Pengembangan dan atau perubahan tersebut harus sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pengembangan organisasi adalah perubahan yang terencana (planned change). Perubahan organisasi yang tidak terencana bukanlah pengembangan yang baik. Oleh karena itu pengembangan organisasi harus diperhatikan beberapa hal, anatara lain:

a.    Rencana perubahan sedapat mungkin didukung oleh yang berwenang. Rencana pengembangan yang didukung oleh manajer dan atau yang berasal dari manajer, akan lebih mudah dilaksanakan.

b.    Rencanan perubahan yang diusahakan seyogyanya dapat menjanjikan terpenuhinya kebutuhan setiap karyawan. Pengembangan organisasi yang menguntungkan sebagian karyawan, akan lebih sulit dilaksanakan.

c.    Upayakan untuk mengikutsertakan karyawan  dalam mengambil keputusan tentang rencanan perubahan.

5.    Proses

Organisasi apapun yang akan dikembangkan, proses yang ditempuh adalah sama. Untuk ini ada beberapa pendapat yang dikemukakan dari beberapa ahli yakni:

a.    Koonzt et al

Proses pengembangan organisasi dibedakan menjadi enam tahap yakni:

1)   Mengenal adanya masalah

2)   Mendiagnosis organisasi

3)   Umpan balik

4)   Mengembangkan strategi perubahan

5)   Melaksan intervensi perubahan

6)   Melakukan pengukuran dan penelitian hasil

b.   Scanlon et al

Scanlan membedakan proses pengembangan organisasi atas tiga tahap yakni:

1)      Mengembangkan kebutuhan untuk perubahan

2)      Melakukan perubahan

3)      Generalisasi serta pemantapan perubahan

c.    French et al

French membedakan proses pengembangan organisasi atas tiga tahap yakni:

1)   Perencanaan

2)   Intervensi

3)   Penilaian

Ketiga pendapat diatas pada dasarnya berbeda. Jika pendapat Koontz yang dianut dan kemudian dirinci setiap langkah yang digariskannya, maka proses yang ditempuh adalah sebagai berikut:

a.    Tahap mengenal adanya masalah

Pada tahap ini muncul kesadaran akan adanya sesuatu yang tidak sempurna dalam organisasi.

b.   Tahap mendiagnosis organisasi

Pada tahap ini berupaya menemukan masalah dan penyebab masalah yang ada dalam organisasi.

c.    Tahap umpan balik

Hasil pengumpulan, pengolahan, penyajian dan analisis data, harus diumpan balikkan (feed back) kepada semua karyawan terutama kepada mereka yang bertindak sebagai pemimpin.

d.   Tahap pengembangan organisasi

Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah menyusun strategi perubahan yang akan dilakukan (development of change and strategy).

e.    Tahap intervensi

Setelah strategi berhasil disusun, dilanjutkan dengan melaksanakan strategi yang telah disusun tersebut (intervention),

f.     Tahap pengukuran dan penelitian

Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengukur dan menilai hasil yang dicapai (measurement and evaluation). Apakah dengan struktur dan atau proses yang baru tersebut telah terjadi peningkatan-peningkatan.

6.    Teknik

 Secara umum teknik yang digunakan dalam pengembangan organisasi yakni:

a.    Latihan sensitivitas

Pada teknik ini sekelompok orang dikumpulkan bersama. Masing-masing individu diminta untk menilai dirinya sendiri. Tujuan akhir yang ingin dicapai muncuknya kesadaran dari karyawan atau pimpinan untuk menerima perubahan sesuai dengan yang diinginkan.

Agar teknik ini dapat mencapai sasaran sebagaimana yang diinginkan ada beberapa syarat yang harus dipenuhi yakni:

1)   Peserta yang dikumpulkan harus sukarela

2)   Peserta yang sensitive tidak boleh ikut

3)   Peserta diberitahu dulu tentang ujian dan proses yang akan ditempuh

4)   Harus tersedia pelatih yang menguasai teknik ini

Sekalipun teknik ini dapat mengubah perilaku seseorang namun tidak urung ditemukan pula beberapa kekurangan. Kekurangan yang dimaksud antara lain:

1)   Sulit dilakukan bila ada peserta ada ynag tersinggung

2)   Janji mengubah perilaku sering tidak dilaksanakan

3)   Situasi yang dihadapi tidak real

4)   Sulit mencari pelatih yang menguasai teknik dengan baik.

b.   Proses konsultasi eksternal

Pada teknik ini yang dikenal pula dengan nama managerial gridt training dimintakan jasa konsultan, yang bertugas melangsungkan diskusi secara terbuka dengan pimpinan perusahaan. Tujuan akhir yang ingin dicapai adalah meningkatnya kesadaran dan pemahaman pimpinan terhadap perubahan yang diinginkan.

c.    Umpan balik data

Pada teknik ini yang dikenal pula dengan nama survey feedback, juga dimintakan jasa konsultan. Kegiatan pertama yang dilakukan adalah melakukan pengumpulan data. Hasil yang diperoleh diumpan balikkan melalui beberapa kali pertemuan, baik kepada karyawan ataupun kepada pimpinan. Kekurangan dari teknik ini sering data yang telah dikumpulkan tidak berarti, karena kurang berhasil mengungkapkan keadaan yang sebenarnya.

L.    Hubungan Antara Organisasi dengan Administrasi dan Manajemen

1.      Dalam melaksanakan administrasi, seorang administratur dibantu oleh orang-orang yang bekerja sama dalam menjalankan tugas-tugas dan tugas-tugas tersebut haru diseleraskan dan dipadukan agar mengarah pada tujuan yang ingin dicapai.

2.      Kerja sama orang-orang dalam mencapai tujuan, perlu disusun dan diatur, dan untuk itu administrasi memerlukan organisasi.

3.      Karena dalam administrasi yang dihadapi adalah orang-orang yang bekerjasama dengan akal dan perasaannya dengan menggunakan alat-alat dan materi lainnya, maka orang-orang perlu digerakan menuju sasaran yang akan dicapai, untuk itu diperlukan manajemen.

4.      Dari uraian diatas, maka administrasi modern dapat diartikan secara luas yaitu meliputi organisasi dan manajemen.

M.     Penyusunan Staf

1.    Batasan

Apabila struktur organisasi telah berhasil disusun, langkah selanjutnya yang dilakukan adalah menyusun staf (staffing) yakni mengisi struktur organisasi dengan orang per orang yang akan diserahkan tugas menyelenggarakan kegiatan. Jika ditinjau dari berbagai sumber daya yang dibutuhkan oleh suatu organisasi, peranan staf adalah penting. Mudah dipahami karena tercapai atau tidaknya tujuan organisasi, pada dasarnya ditentukan oleh staf, yakni manusia dan atau orang yang akan melaksanakan kegiatan organisasi tersebut.

Karena pentingnya staf sebagi sumber daya manusia tersebut, maka seorang yang dipercayakan memimpin organisasi, harus dapat mencari, menempatkan, melatih dan mengembangkan kemampuan sumber daya manusia yang ada dalam organisasi, sedemikian rupa sehingga dapat diserahkan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan organisasi.

Dari batasan sederhana ini mudah dipahami bahwa penyususnan staf pada dasarnya adalah langkah lebih lanjut dari pekerjaan pengorganisasian (Organizing). Organisasai (Organization) yang dihasilkan dari pekerjaan pengorganisasian memang memerlukan pengisian, yakni para staf yang akan diserahkan tanggung jawab melaksanankan kegiatan yang akan dilakukan.

Seperti juga berbagai fungsi administrasi lainnya, dalam membicarakan penyusunan staf ada tiga hal yang perlu dibedakan, yakni proses penyusunan  staf, perangkat yang melakukan penyusunan staf serta hasil dari penyusunan staf. Dari ketiga hal ini yang terpenting adalah proses penyusunan staf. Karena perangkat penyusunan staf dan hasil dari penyusunan staf dapat berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Tidak demikian halnya dengan proses penyusunan staf. Karena, betapapun berbedanya organisasi tersebut, proses yang ditempuh dalam melakukan penyusunan staf adalah sama.

2.    Manfaat

Apabila penyusunan staf dapat dilaksanakan dengan baik, akan diperoleh banyak manfaat. Beberapa di antaranya yang dipandang cukup penting ialah:

a.      Dapat dicapainya tujuan dengan memuaskan

Adanya manfaat yang seperti ini mudah dipahami, karena dengan penyusunan staf dapat dilakukan penempatan karyawan yang tepat pada tempat yang tepat pula (the right man in the right place).

b.      Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja

Karena karyawan telah ditempatkan pada tempat yang sesuai dengan keahlian dan atau bakatnya, maka akan berpengaruh besar pada peningkatan efektivitas dan efisien kerja.

c.       Dapat menambah gairah kerja

Karena pada penyusunan staf dilakukan penambahan karyawan baru, mutasi, promosi dan atau peningkatan kemampuan, maka gairah kerja akan meningkat. Semuanya ini, pada gilirinnya akan membantu pula pencapaian tujuan dengan memuaskan.

d.      Dapat diciptakan suasanan kerja yang menguntungkan

Penambahan karyawan baru, mutasi, promosi dan atau peningkatan kemampuan juga berperanan dalam menciptakan suasana kerja yang menguntungkan. Sama halnya dengan gairah kerja, keadaan yang seperti ini akan membantu pencapaian tujuan dengan memuaskan.

3.    Perangkat

Perangkat yang melakukan penyusunan staf berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Pada suatu organisasi yang kecil, penyusunan staf ini dilakukan sendiri oleh pemimpin (manager). Tetapi pada organisasi yang besar dan kompleks, penyusunan staf ini dilakukan oleh suatu perangkat khusus, lazimnya bagian personalia. Pada waktu melakukan penyusunan staf untuk suatu organisasi yang besar dan kompleks, sering dimintakan bantuan dari pihak luar, yakni para ahli yang memang menguasai masalah penyusunan staf tersebut.

4.                Hasil

Hasil pekerjaan penyusunan staf ialah tersusunnya yang di inginkan. Susunan staf yang dimaksud berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya, karena kesemuanya tergantung dari kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi tersebut. Pada suatu organisasi yang besar dan kompleks susunan staf yang dihasilkan bersifat kompleks pula, sedangkan pada organisasi yangs sederhana, susunan staf yang dihasilkan bersifat sederhana pula. Susunan staf yang dihasilkan tersebut dapat divisualisasikan dalam bentuk diagram organisasi.

Hanya saja, betapapun berbedanya susunan staf yang dimaksud, jika ditinjau dari fung yang dimiliki, susunan yang dimaksud secara umum dapat dibedakan menjadi empat tingkat, yakni pimpinan utama (top management), pimpinan menengah (Middle management), pimpinan bawahan (lower management) serta pelaksana (Implementator).

Jika ditinjau dari wewenang yang dimiliki, pimpinan utama lebih memiliki wewenang fungsi perencanaan dan pengawasan. Sedangkan para pelaksana lebih memiliki wewenang fungsi pelaksanaan.

5.    Proses

Proses penyusunan staf secara umum dapat dibedakan atas beberapa langkah sebagai berikut :

a.     Perencanaan sumber daya manusia

Langkah pertama yang dilakukan adalah melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human resources planning) yang dibutuhkan oleh organisasi. Untuk dapat melakukan perencanaan sumber manusia ini ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan, yakni:

1)      Melakukan perencanaan untuk kepentingan masa depan (Planning for future needs). Jumlah dan kategori karyawan apa yang dibutuhkan untuk dapat mempertahankan kegiatan pada masa depan.

2)      Melakukan perencanaan keseimbangan masa depan (planning for future balance). Beberapa banyak dan siapa saja dari karyawan yang ada saat ini dapat terus bekerja sampai masa depan?

3)      Melakukan perencanaan rekrutmen dan seleksi karyawan baru dan atau memberhentikan karyawan yang ada saat ini (Planning for recruiting and selecting or for laying off).

4)      Melakukan perencanaan pengembangan (Planning for development). Latihan dan atau mutasi yang bagaimana yang harus dilakukan sehingga kebutuhan akan karyawan tetap terjamin?

b.    Pencarian calon karyawan

Langkah kedua yang dilakukan adalah pencarian calon karyawan (recruitment). Tujuannya ialah untuk menyediakan jumlah calon karyawan yang cukup untuk penyaringan (selection). Pencarian ini dibedakan atas dua macam. Pertama, pencarian umum, jika yang diinginkan adalah karyawan biasa. Kedua, pencarian khusus, jika yang diinginkan adalah karyawan dengan kualifikasi khusus. Pada pencarian karyawan perlu disusun dahulu deskripsi tugas (jobs description) karyawan yang diinginkan.

c.    Penyaringan

Langkah ketiga yang dilakukan adalah melaksanankan penyaringan (selection) terhadap calon karyawan yang telah dicari. Seleksi tersebut harus didasarkan pada tolok ukur atau kriteria yang telah ditetapkan. Pada seleksi dilakukan beberapa kegiatn sebagai berikut :

a.      Mempelajari surat lamaran yang disampaikan (application review).

b.      Pelajari apakah syarat-syarat yang dikehendaki terpenuhi atau tidak.

c.        Melakukan wawancara awal (Initial screening interview). Tujuannya untuk menilai secara garis besar apakah calon sesuai dengan yang dikehendaki.

d.      Melakukan tes (testing). Tujuannya untuk menilai pengetahuan dan keterampilan calon. Pada tes ini calon diberikan soal yang sesuai dengan tugas yang akan dikerjakannya.

e.      Melakukan penyidikan latar belakang calon (background investigation). Keterangan yang tercantum dalam surat lamaran dan ataupun yang disampaikan secara lisan perlu dicek kebenarannya.

f.        Melakukan wawancara lanjutan (in-depth interview). Tujuannya untuk mengumpulkan keterangan lebih lanjut, terutama bila penyelidikan ditemukan hal-hal yang kurang sesuai.

g.      Melakukan pemeriksaan jasmani (physical examination).ujuannya ialah untuk menilai keadaan kesehatan calon, apakah sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukannya atau tidak.

h.      Menawarkan pekerjaan (job-offer)

d.   Perkenalan dan orientasi

Langkah keempat yang dilakukan adalah melaksanakan perkenalan dan orientasi ( Introduction and orientation) kepada karyawan. Di sini disampaikan berbagai informasi yang dipandang perlu. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi timbulnya sindroma ini adalah :

·      Karena tugas yang diberikan kurang tantangan

·      Karena kesempatan penampilan diri yang terbatas

·      Karena aspirasi yang berlebihan

·      Karena ketidak mampuan memunculkan tantangan

·      Karena lemahnya mekanisme penilaian penampilan

·      Karena perlakukan yang tidak sesuai dari pimpinan

e.    Pelatihan dan pengembangan

Langkah kelima yang dilakukan adalah menyelenggarakan pelatihan dan pengembangan (training and development) kemampuan yang dimiliki oleh karyawan. Tujuan latihan ialah untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan sehingga  lebih percaya diri dalam menyelenggarakan tugas selanjutnya. Untuk menentukan apakah seorang karyawan memerlukan latihan atau tidak, ada empat pedoman yang digunakan yakni :

·      Atas dasar penampilan karyawan (performance appraisal)

·      Apabila penampilan karyawan tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan, maka latihan tersebut perlu dilakukan.

·       Atas dasar hasil analisa terhadap persyaratan yang diperlukan untuk dapat melakukan suatu pekerjaan (analysis of job requirment)

·      Atas dasar hasil analisa terhadap keadaan organisasi (organizational analysis)

·      Jika di satu bagian banyak karyawan yang pindah atau prestasinya tidak memuaskan, memberi p etunjuk perlu dilaksanakannya latihan.

·       Atas dasar hasil survei karyawan (survey of personnel)

·      Latihan diselenggarakan sebagai tindak lanjut survai yang dilakukan, misalnya apabila ditemukan masalah yang dalam mengatasinya diperlukan latihan.

f.     Penilaian dan penampilan

Langkah keenam yang dilakukan adalah menilai penampilan karyawan (permance appraisal). Cara melakukan penilaian yang formal anatara lain:

·      Penilaian seorang pimpinan

·      Penilaian oleh sekelompok pimpinan

·      Penilian oleh teman sekerja.

g.    Promosi, pindah, turun pangkat atau pemberhentian

Langkah ketujuh yang dilakukan adalah melakukan promosi (promotion) bagi yang dinilai berhasil. Memindahkan ketempat lain bagi yang ada masalah. Menurunkan pangkat (demotion) jika ditemukan kesalahan yang bersifat pokok. Memberhentikan (separation) karyawan jika kesalahan tersebut tidak dapat dimaafkan.

6.    Fungsi staf

Telah disebutkan suatu organisasi terdiri dari berbagai satuan organisasi. Selanjutnya sesuai dengan fungsi masing-masing, kedudukan setiap satuan organisasi dapat berbeda antara satu dengan lainnya. Tergantung dari kedudukan satuan organisasi dalam hirarki organisasi, fungsi orang-orang atau staf yang berada dalam organisasi juga berbeda-beda. Perbedaan yang dimaksud secara umum dapat dibedakan atas empat macam yakni pimpinan utama (top management), pimpinan menengah (middle management), pimpinan bawahan (lower management) dan pelaksana (implementator).

Tergantung dari kedudukannya dalam hirarki organisasi, fungsi yang dimiliki oleh keempat kelompok staf ini tidaklah sama. Secara umum disebutkan, makin tinggi kedudukan yang dimiliki maka makin besar fungsi perencanaan (planning) dan pengawasan (controlling), sedangkan jika kedudukan tersebut makin rendah maka fungsi yang dimiliki lebih banyak sebagai pelaksana (operating).

BAB III

PENUTUP

A.   Kesimpulan

1.      Pengorganisasian adalah pengelompokkan berbagai kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu rencana dengan pengaturan sejumlah personil yang dimiliki untuk memungkinkan tercapainya suatu tujuan yang telah disepakati dengan jalan mengalokasikan masing-masing fungsi dan tanggung jawabnya.

2.      Pengorganisasian sebagai suatu wadah diartikan sebagai tempat untuk mengatur kerjasama antara dua orang atau lebih, sedemikian rupa sehingga segala sesuatu dapat diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Prinsip pokok dalam suatu organisasi yang terpenting ialah mempunyai pendukung, mempunyai tujuan, mempunyai kegiatan, mempunyai pembagian tugas, mempunyai perangkat organisasi, mempunyai pembagian dan pengedelegasian wewenang, dan mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arah.

4.      Ciri-ciri Mendefinisikan dirinya sebagai system, mempunyai system pengindraan yang kuat untuk menerima informasi terbaru, menggunakan manajemen tim sebagai mode yang dominan, menggunakan pelayanan konsumen, manajemen digerakan oleh informasi, mempertahankan komunikasi yang relative terbuka diseluruh system, para manajer dan tim kerja dinilai dari kinerja dan kemajuan yang dihasilkan toleransi yang tinggi dalam hal-hal yang berbeda tetapi menghargai inovasi dan kreativitas, dan memberi perhatian pada pekerjaan yang efisien.

5.      Macam-macam organisasi yaitu organisasi lini, organisasi staf dan organisasi lini dan staf.

6.      Proses dalam pengorganisasian yaitu memahami tujuan, memahami kegiatan, mengelompokkan kegiatan, mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan, melakukan pengelompokkan jabatan, mengubah kelompok jabatan ke dalam bentuk satuan organisasi dan membentuk struktur organisasi.

7.      Dalam pengembangan organisasi harus ada tiga hal yang perlu dibedakan yakn perangkat yang yang menyelenggarakan pengembangan organisasi, hasil pengembangan organisasi serta proses pengembangan organisasi.

8.      Hubungan antara organisasi dengan administrasi dan manajemen yakni kerja sama orang-orang dalam mencapai tujuan, perlu disusun dan diatur, dan untuk itu administrasi memerlukan organisasi. Karena dalam administrasi yang dihadapi adalah orang-orang yang bekerjasama dengan akal dan perasaannya dengan menggunakan alat-alat dan materi lainnya, maka orang-orang perlu digerakan menuju sasaran yang akan dicapai, untuk itu diperlukan manajemen.

B.   Saran

       Semoga dengan tersusunnya makalah ini dapat menambah pngetahauan tentang organization (pengorganisasian) dengan administrasi dengan manajemen, serta menjadi referensi bagi pembaca. Penyusun berharap adanya kajian-kajian yang lebih mendalam lagi mengenai manajemen dan organisasi.

       Untuk berlangsungnya proses kegiatan organisasi agar dapat berjalan dengan lancar, efesien, dan efektif maka di perlukanlah kerjasama dari berbagai bidang di dalam organisasi dengan cara menjalakan semua fungsi dari manajemen dengan sebaik-baiknya dan meminimalkan kesalahan serta memperkirakan akibat yang mungkin timbul akibat dari keputusan atau tindakan yang diambil.

DAFTAR PUSTAKA

Azwar Azrul. 1994. Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Ketiga. Binarupa Aksara. Jakarta.

Hafidhuddin didin & tanjug Hendri. 2003. Manajemen Syariah dalam Praktik. Gema Insani. Jakarta.

Kanto muklis & Rapanna Patta. 2017. Filsafat Manajemen. Celebes Media Perkasa. Makassar.

Suwinardi. 2014. Organisasi Proyek. ‘Jurnal Orbith’. Teknik Elektro Politeknik Negeri Semarang. Semarang. Vol. 10. No. 1. Hal. 37 – 42.

Sick, Henry L. 1997. Management and Organization. South-Western Punlishing. USA.

Timotius Duha. 2016. Perilaku Organisasi. Deepublidh Publisher All Right Reserved. Yogyakarta.

Yuliana Rahmi. 2012. Peran Komunikasi Dalam Organisasi. ‘Jurnal, STIE Semarang’. STIE Semarang. Semarang. Vol.4, No. 3, Hal. 52-58. ISSN 2252-7826.